Schnelles Arbeiten mit Katalogen

Beim Erstellen von Rechnungen und Offerten sind Positionskataloge ein unverzichtbares Werkzeug für effizientes Arbeiten. Sie dienen als strukturierte Liste von Produkten oder Dienstleistungen, die schnell in Dokumente eingefügt werden können.

Doch was genau sind Positionskataloge und wie können sie optimal genutzt werden?

Positionskataloge ermöglichen es Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen systematisch zu erfassen und zu organisieren. Durch die Nutzung von Positionskatalogen können Mitarbeiter schnell und einfach auf diese standardisierten Informationen zugreifen, was die Erstellung von Offerten und Rechnungen beschleunigt. Darüber hinaus gewährleisten Positionskataloge eine einheitliche Darstellung von Produkten und Dienstleistungen, was die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten verbessert und mögliche Missverständnisse reduziert.

Lieferanten- und Verbandskataloge benutzen

Viele Lieferanten und Verbände bieten ihre Kataloge als Download an. Diese können dann bei Rechnungs- und Offertprogrammen importiert werden (Details wie dies in der Software EnzianPlus funktioniert, finden Sie hier). Das bedeutet, dass Unternehmen die Produkte, Dienstleistungen und/oder Arbeitsbeschriebe ihrer Lieferanten/Verbände direkt im eigenen System ablegen können. Dies um sie dann später bei der eigenen Dokumentenerstellung zu verwenden. Das spart Zeit und Aufwand und stellt sicher, dass die Informationen stets aktuell sind.

Einen eigenen Positionskatalog aufbauen

Auch wenn Lieferanten- und Verbandskataloge sehr nützlich sein können, um deren Produkte in Rechnungen einfliessen zu lassen, decken sie nicht alles ab. So kann es gut sein, dass man eigene Positionen hat, die man regelmässig in seine Offerten und Rechnungen hinzufügen will, zum Beispiel gewisse Arbeiten die bei jeder Baustelle nötig sind.
Um einen Positionskatalog effizient aufzubauen, ist es wichtig, eine klare Struktur zu definieren.

Produkte und Dienstleistungen sollten in logische Kategorien unterteilt werden, um die Navigation im Katalog zu erleichtern. Darüber hinaus sollten relevante Informationen wie Produktbeschreibungen, Einheiten und Preise einheitlich erfasst werden, um eine konsistente Darstellung sicherzustellen. Die regelmäßige Aktualisierung des Positionskatalogs ist ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass neue Produkte hinzugefügt und veraltete Produkte entfernt werden.

Normalerweise erlaubt eine Rechnungssoftware die Aufnahme verschiedener Elemente in einen Katalog. In EnzianPlus können z.B. drei verschiedene Arten von Positionen in Positionskatalogen erstellt werden:

Titel: Eine Titel-Position deckt zwei Anwendungsmöglichkeiten gleichzeitig ab: Zum einen können damit Überschriften abgespeichert werden, die regelmässig in Dokumenten verwendet werden. Gleichzeitig werden Titelpositionen im Katalog anders dargestellt und können somit benutzt werden, um den Katalog grafisch in verschiedene Untergruppen zu trennen, wodurch das Arbeiten im Katalog übersichtlicher wird.

Text: Die Textposition kann verwendet werden, um Texte vorzubereiten, die man häufiger in Positionstabellen hinzufügen möchte.

Position: Der Positionstyp, welcher nur Position heisst, ist das eigentliche Kernstück. Damit können Positionen mit Positionsnummern, Typ, Preisvarianten und sogar kalkulierte Preisvarianten im Katalog hinterlegt werden.

In manchen Fällen können Produkte oder Dienstleistungen verschiedene Preisvarianten haben, z.B. aufgrund von Mengenrabatten oder unterschiedlichen Ausführungen. In solchen Fällen ist es wichtig, diese Preisvarianten im Positionskatalog klar zu kennzeichnen und entsprechende Informationen bereitzustellen, damit Mitarbeiter bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen die richtige Variante auswählen können.

Insgesamt bieten Positionskataloge in Rechnungsprogrammen eine effiziente Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen zu organisieren und zu verwalten. Durch die Nutzung von Lieferantenkatalogen, eine klare Strukturierung und regelmäßige Aktualisierung können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Genauigkeit ihrer Angebote und Rechnungen verbessern.

Für Maler bieten die Software EnzianPlus einen Maler-Positionskatalog und einen Materialkatalog für Regiearbeiten an. Diese Kataloge umfassen über 250 Positionen und bieten so eine solide Grundstruktur, die man nach eigenen Bedürfnissen anpassen und optimieren kann. Mehr Infos zu diesem Angebot finden Sie hier